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[Test produit] AppliDevis, l’app qui accélère votre gestion commerciale

28 avril 2020 | Conseils, Produits

Elle s’appelle AppliDevis, elle a été lancée l’année dernière et elle promet de simplifier énormément le travail administratif des entreprises artisanales du bâtiment : nous avons testé pour vous l’application qui vous aide à mieux gérer vos devis et vos factures.

Qu’est-ce qu’applidevis ?

Conçue par la société française Batimpulse, AppliDevis se présente comme une application mobile innovante, permettant aux artisans de simplifier leurs démarches de comptabilité et gestion : de la création à l’organisation de devis et factures, jusqu’à la commande de fourniture, cette app promet de devenir un allié incontournable dans le quotidien des professionnels du bâtiment.

Dans cet article, nous faisons un rapide tour d’horizon des fonctionnalités proposées par AppliDevis et vous en expliquons le fonctionnement, afin que vous puissiez vous faire un idée et décider si vous souhaitez investir votre argent (ou vos VIPoints) dans ce nouvel outil digital.

Prise en main

Pour obtenir AppliDevis, c’est facile : l’application est disponible dans l’AppStore et sur Google Play, en téléchargement gratuit et dans un format léger (l’appli n’occupe que 32 Mo sur iPhone).

Au démarrage, vous pouvez choisir de créer un nouveau compte gratuit ou d’accéder avec vos identifiants, au cas où vous auriez souscrit à une offre premium sur le site officiel.

La version gratuite est complète, mais limitée à 10 devis et 10 factures. Nous vous conseillons de faire un test gratuit, avant de vous lancer dans une version payante : vous verrez si l’application correspond à vos attentes et vous déciderez ensuite si vous souhaitez passer au niveau supérieur et profiter de tous les avantages de la version premium (9,90 € par mois ou seulement 1200 VIPoints par an — 600 jusqu’au 31 mai —, si vous participez au programme VIPros). 

La création de compte est très simple : il suffit de renseigner quelques données personnelles de base, ainsi que le nom de votre entreprise. Vous pourrez modifier et compléter les infos nécessaires pour générer devis et factures plus tard.

Il nous est ensuite demandé de choisir la langue — en plus du français, l’app est disponible en anglais et espagnol — et l’unité monétaire à utiliser (très utile quand on a l’habitude de travailler à l’international, par exemple avec la Suisse ou l’Angleterre).

Une grande facilité de personnalisation

Il est très important pour toute entreprise de pouvoir personnaliser chaque document émis : les clients doivent pouvoir clairement identifier qui vous êtes et connaître vos conditions de vente.

AppliDevis propose de nombreuses possibilités de personnalisation, des données d’entreprise aux mentions à faire figurer sur vos devis et factures. 

Voici une liste non exhaustive des champs personnalisables :

Entreprise :

  • logo
  • nom
  • Activité
  • Email
  • Adresse
  • Code Postal
  • Ville
  • Pays
  • Téléphone
  • Portable
  • SIRET

Devis :

  • Durée de validité
  • Format de la date
  • Préfixe (le code qui précède le numéro de devis, par exemple D19-)
  • Dernier numéro de séquence (si vous souhaitez entamer le décompte à partir d’un autre numéro que 1).
  • Conditions de paiement
  • Texte du bon pour accord
  • Mentions complémentaires éventuelles

Factures :

  • Format de la date
  • Préfixe
  • Dernier numéro de séquence
  • Conditions générales de vente
  • Texte pour accord client
  • Commentaires

Comment cela fonctionne ?

AppliDevis est un outil simple, mais il est nécessaire de bien comprendre la logique derrière ses fonctionnalités afin de pouvoir les exploiter au mieux.

Malheureusement, aucun tutoriel n’est présent dans l’application, donc il faut s’y mettre et essayer d’apprendre en autonomie les principes d’utilisation de l’outil. Mais ne vous en faites pas : nous l’avons fait pour vous ! Tout ce qu’il vous reste à faire, c’est lire la suite de l’article…

Pour commencer, il est bien de savoir qu’il est possible d’utiliser AppliDevis à plusieurs niveaux.

Le fonctionnement le plus basique vous permet de créer vos devis manuellement, en renseignant chaque information à chaque fois. Vous pouvez ainsi récupérer vos devis et factures au format pdf, Excel ou compatible avec différents logiciels de gestion, les faire signer numériquement sur votre appareil et les transmettre à vos contacts. 

C’est déjà très utile, mais on peut faire mieux. En effet, à un deuxième niveau, AppliDevis vous permet d’automatiser le remplissage de certaines information, pour vous éviter de renseigner plusieurs fois les mêmes données. Cela passe par la création et l’utilisation de bibliothèques et fournitures.

C’est ce niveau que nous préconisons et que allons détailler ci-après.

Étape 1 : ajouter vos cOntacts

Le premier pas à faire après avoir renseigné vos données d’entreprise et personnalisé les champs de vos documents dans les réglages, c’est d’ajouter votre liste de contacts dans l’application.

C’est ici que vous fournissez à AppliDevis les informations de contact de vos clients / prospects / fournisseurs.

Le logiciel utilisera ces infos, par exemple, pour associer chaque devis ou facture à un client et les faire apparaître sur le document, ou encore pour envoyer vos commandes aux bons fournisseurs.

Vous pouvez soit renseigner les donnés de chaque contact manuellement, soit importer leurs fiches depuis les contacts de votre portable. 

Étape 2 : définir vos bibliothèques et vos fournitures

Les bibliothèques AppliDevis sont des listes contenant les prestations que vous pouvez fournir à vos clients, tout simplement. Très utile d’avoir intitulés, descriptifs et tarifs déjà prêts quand on compose un devis, n’est-ce pas ? 

L’application vous laisse un choix : vous pouvez utiliser des bibliothèques fournies par l’appli (où vous trouvez un catalogue original et un autre fourni par l’entreprise CYPE), ou bien créer votre propre bibliothèque.

Si vous choisissez cette dernière option, vous pouvez créer vos familles de prestations (des catégories, utiles pour regrouper vos prestas en sous-ensembles) et ensuite vos ouvrages (les prestations à proprement parler). C’est pour ce dernier que vous pourrez définir un prix unitaire et l’unité de mesure à faire apparaître.

Par exemple, dans une bibliothèque « Chauffage », vous pourriez ajouter une famille « radiateurs » et un ouvrage « pose d’un radiateur en acier », qui coûterait par exemple 500 € / unité (mais vous pourrez renommer cela et obtenir « 500 € / radiateur » sur votre devis, si vous le souhaitez).

La même chose est valable pour vos fournitures, c’est à dire pour les matériaux et produits que vous allez acheter pour le chantier et inclure à votre devis : vous pouvez renseigner vos produits manuellement, ou bien choisir parmi ceux proposés par les fabricants et négoces partenaires d’AppliDevis.

Étape 4 : Créer vos chantiers

Sur AppliDevis, tout document généré doit être relié à un chantier.

Vous pouvez renseigner les informations relatives à votre chantier manuellement lorsque vous créez un devis, mais vous aurez alors à le faire à chaque fois que vous créerez un document pour ce même chantier. 

En créant un chantier, vous pouvez gagner du temps et laisser l’application renseigner ces infos pour vous. De plus, vous pourrez rapidement retrouver tous les devis, les factures, les commandes et les contacts liés. 

Pour ce faire, il suffit de renseigner nom, adresse, code postal et ville du chantier dans le formulaire de création d’un chantier et le tour est joué !

Vous pouvez maintenant commencer à utiliser votre application pour composer vos devis !

Étape 5 : Créer un devis

Lorsque vous souhaitez composer un nouveau devis, vous avez le choix : vous pouvez en créer un par le bouton présent sur l’accueil de l’app et le lier à un chantier par la suite, ou bien le créer à partir de votre chantier. Cette dernière option est plus rapide et nous vous la conseillons.

Pour entamer cette opération, AppliDevis vous demande de nommer votre devis et de le décrire. À ce stade, vous pouvez également y rattacher un client.

Vous disposez maintenant de votre devis vide. En touchant le petit + bleu en bas de votre écran, vous pouvez commencer à ajouter des éléments et à les hiérarchiser.

Dans un devis, vous avez 4 types d’éléments : les lots, les postes, les ouvrages et les produits.

Vous connaissez déjà les ouvrages et les produits (nous en avons parlé à l’étape 2), que vous pouvez insérer en touchant « Choisir un élément d’une bibliothèque » ou « Créer un nouvel élément ». Vous pouvez les ajouter et les modifier, appliquer une remise, changer le taux de TVA, etc.

Postes et lots vous permettent de mieux organiser et hiérarchiser votre devis : ce sont des groupes, des ensembles d’éléments auxquels vous pouvez ajouter un intitulé. Vous pouvez créer un poste ou un lot et faire glisser les élément juste en dessous (après avoir touché le bouton « réorganiser »), pour les y ranger.

Pour récapituler, voici comment vos éléments seront organisés dans le devis final :

  • Lot
    • Poste
      • Élément (produit ou ouvrage)

Une fois que votre devis est complet, il ne vous reste plus qu’à l’exporter ! AppliDevis vous laisse 4 choix de formats de fichier : PDF, Excel, Batigest, Onaya ou Batimax.

Si vous avez suivi toutes les étapes que nous avons détaillées jusqu’ici, vous n’aurez ensuite qu’à confirmer les informations déjà renseignées pour compléter et visualiser votre devis final. Vous avez même la possibilité de le faire signer par votre client directement sur votre smartphone, avant d’éditer le document !

Étape 5 : Facturer

Votre devis a été accepté, il est temps de facturer ! Si vous avez oublié de signer votre devis, l’application vous le rappelle lorsque vous touchez le bouton « Facturer ».

Il y a une autre façon de procéder, si vous avez l’habitude de facturer directement sans passer par la case devis : par l’accueil de l’application, vous pouvez créer une nouvelle facture vierge. Suivez, dans ce cas, la même procédure que pour composer un devis.

Vous avez la possibilité facturer un devis dans son intégralité, ou bien choisir un pourcentage de facturation : bien pratique lorsque vous souhaitez facturer un acompte !

Vous pouvez ensuite modifier encore votre facture avant de l’exporter et de l’envoyer à votre client.

Pour aller plus loin

Si vous avez suivi toutes les étapes de cette brève explication, vous connaissez maintenant le fonctionnement de base d’AppliDevis.

Il faut savoir que nous n’avons pas détaillé ici toutes les fonctionnalités proposées par l’application, qui incluent, entre autres, le suivi de facturation, la commande de fournitures et la synchronisation des données pour le travail en équipe.

Nous laissons à nos lecteurs intéressés par l’appli le soin de découvrir ces fonctionnalités sur le site officiel d’AppliDevis !

Notre avis

Si pour vous devis et factures sont une galère et vous souhaitez réduire le temps que vous y consacrez, AppliDevis sera votre bouée de sauvetage dans cet océan administratif.

À condition quand même, d’être un minimum à l’aise avec le digital. Bien que fondamentalement simple d’utilisation, cette application demande un peu de patience au début pour bien comprendre et intégrer les principes à la base de son fonctionnement.

Des améliorations seront apportées dans une prochaine version de l’application, en cours d’élaboration.

En attendant, nous espérons que cet article vous ait aidé à comprendre son fonctionnement de base et donné envie de tester ce service innovant !

N’oubliez pas que si vous faites partie du programme VIPros, vous pouvez vous offrir dès maintenant un an d’abonnement premium pour 600 VIPoints seulement jusqu’au 31 mai 2020, ou 1200 au delà de cette période !

Vous ne connaissez pas encore VIPros ? Découvrez le programme et rejoignez notre communauté !

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